Das Förderprogramm hat vorrangig historische Bibliotheks- und Archivbestände im Blick, also Akten, Bücher u.ä. Das sind zum einen alle Bücher, die vor 1850 erschienen sind, dazu Nachlässe, Raritäten (auch jüngeren Datums), geschlossene Sammlungen u.ä.
Wichtig ist eine gut durchdachte Priorisierung bei der Auswahl der Bestände, d.h. warum soll gerade dieser Teilbestand/dieses Objekt vorrangig behandelt werden.

a) Schadenssituation: hier vor allem schnellfortschreitende Schäden und solche, die potenziell gesundheitsgefährdend sind.
b) Intrinsischer Wert der Bestände/des Objekts: Was macht das Objekt/den Teilbestand so besonders und erhaltenswert? Dies können z.B. handschriftliche Eintragungen sein, aber auch eine besondere Einbandgestaltung oder auch eine besondere Provenienz (z.B. Bibliothek eines bekannten Dichters).
c) Objekt/Bestände werden häufig nachgefragt: Daher muss garantiert werden, dass diese Bestände weiterhin erhalten bleiben und es nicht zu einer Benutzungssperre auf Grund des schlechten Zustands kommt.

Die Auswahl der notwendigen Maßnahmen hängt direkt mit der Auswahl der vorrangig zu behandelnden Bestände zusammen.

Reinigungsmaßnahmen:
Liegt eine starke Verschmutzung oder gar Schimmelbefall vor ist schnelles Handeln gefragt, da die Bestände somit unbenutzbar werden und es zu Substanzverlust kommen kann.
Weiterhin ist hier auch die Komponente des Arbeitsschutzes zu beachten!

Konservierungsmaßnahmen:
Maßnahmen zur Verhinderung weiterer Schäden und Erhalt des Status Quo: z.B. Verpackungsmaßnahmen, die eine effektive Möglichkeit der Schadensvermeidung darstellen und die Bestände vor negativen externen Einflüssen wie Licht, Schmutz und in gewissem Maß auch Klimaschwankungen darstellen.

Stabilisierungsmaßnahmen:
Diese sind dann besonders wichtig, wenn Substanz- und Informationsverlust droht. Gerade wenn Schäden im Textbereich vorliegen ist hier rasches Handeln gefragt.

Restaurierungsmaßnahmen:
Da es sich hierbei um eine sehr kostenintensive Maßnahme handelt, kommt diese nur für ausgewählte Objekte in Frage.
Es ist hierbei noch zu unterscheiden zwischen Komplett- und Teilrestaurierungen, wobei die letzteren auch für eine größere Anzahl an Objekten in Frage kommen.

Es ist sinnvoll, einen gewissen finanziellen Puffer einzuplanen, gerade, wenn es um Restaurierungsmaßnahmen geht. Trotz einer sorgfältigen Begutachtung der Bestände durch den Restaurator vor Ort, können im Zuge der Bearbeitung weitere Maßnahmen notwendig werden. Und: Jegliche Kostensteigerung muss durch eine Erhöhung des Eigenanteils realisiert werden.

Der zeitliche und personelle Aufwand für den gesamten Bewilligungszeitraum muss berücksichtigt werden.
Ein alternativer Ansprechpartner sollte miteingeplant werden. Hierbei ist es wichtig zu garantieren, dass diese Person Zugriff auf die notwendigen Unterlagen hat. 
Der Faktor Zeit muss realistisch eingeschätzt werden. Nicht nur die Vorbereitung des Antrags kostet viel Zeit, auch die Betreuung während und die Dokumentation und Nachbereitung sollten berücksichtigt werden.
Der Arbeits- und Zeitaufwand für die Angebotsanfragen sollte nicht unterschätzt werden, gerade bei Restaurierungsprojekten, bei denen eine Vor-Ort Besichtigung notwendig ist.

Bitte beachten Sie, dass die Antragsunterlagen fristgerecht im Original bei der LBE vorliegen müssen. Berücksichtigen Sie hierbei auch die notwendige Zeit für den postalischen Versand und mögliche diesbezügliche Verzögerungen.

• Aktuelles vollständig und korrekt ausgefülltes Antragsformular im Original.
• Detaillierter Kosten- und Finanzierungsplan (Anlage 1, pdf-Datei))
• Mindestens zwei gültige Angebote eines entsprechend qualifizierten Dienstleisters (Bei Vorlage nur eines Angebotes muss dieses begründet werden)
• Bestandserhaltungskonzeption (bezogen auf den gesamten Bestand), wenn als „vorhanden“ angegeben.
• Bei der Berücksichtigung ehrenamtlicher Arbeit als Teil des Eigenanteils: Kalkulation und Beschreibung (Anlage 2, pdf-Datei)

Normalerweise darf mit der Durchführung eines beantragten Projekts erst nach Erhalt des Zuwendungsbescheides und konkret nach dem in diesem Bescheid angegebenen Datum begonnen werden. Ein bereits begonnenes Projekt darf nicht zur Förderung vorgeschlagen werden.

Wird trotzdem vor Erhalt der Förderzusage mit der Durchführung der Maßnahmen, das heißt auch der Auftragsvergabe an einen Dienstleister gestartet, dann bedeutet dies den Verlust der Förderung.

Aber: In gut begründeten Einzelfällen ist auch ein Beginn der Maßnahmen/bzw. eine Auftragsvergabe vor Erhalt des Zuwendungsbescheides möglich. Dies nennt sich dann „vorzeitiger Maßnahmenbeginn“. Bei diesem Sonderfall gibt es allerdings einiges zu beachten. So muss dem Förderer ein schriftlicher Antrag auf Zulassung des vorzeitigen Maßnahmenbeginns vorliegen. Dieser Antrag muss enthalten:

1) Begründung, warum ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn notwendig ist.

            a) z.B. enger Zeitplan

            b) Sicherung des Sach- und Fachverstands von externen Experten

2) Angabe des Datums, an dem mit dem vorzeitigen Maßnahmenbeginn gestartet werden  soll.

Wichtig ist: Erst nach einer schriftlich vorliegenden Bestätigung des Förderers darf zu dem dort angegebenen Datum mit dem vorzeitigen Maßnahmenbeginn begonnen werden.

Die so vorzeitig eingegangenen Verpflichtungen der Zuwendungsempfänger erfolgen immer auf eigenes (finanzielles) Risiko. Das heißt, wird dem Antrag nicht stattgegeben und es wurden bereits (auch Teile) beantragter Maßnahmen durchgeführt, so trägt allein der Antragsteller die Kosten. Die Maßnahmen müssen also aus dem eigenen Kapital vorfinanziert werden.